Confiar na memória, realizar promoções na hora errada, utilizar planilhas manuais e não ter um sistema de controle de estoque são erros que resultam em um estoque ineficiente e capital parado 

Um dos principais gargalos do varejo de autopeças é a organização do estoque. Essencial para evitar perda de vendas e reduzir desperdícios e custos desnecessários, “manter o controle de estoque atualizado é possível e fica muito mais fácil com a ajuda de ferramentas tecnológicas que automatizam a gestão de maneira mais simples, sem retrabalho e com ótimo custo-benefício”, orientou Lucas Sousa Lopes, gerente Comercial da GestãoClick.

Segundo ele, confiar na memória, realizar promoções na hora errada, utilizar planilhas manuais e não ter um sistema de controle de estoque são os erros que resultam em um estoque ineficiente. Confira a entrevista!

Balcão Automotivo – Muitas autopeças utilizam o estoque do distribuidor. Quais dicas podemos dar para elas manterem um estoque mínimo?

Lucas Sousa Lopes – O ideal é elaborar uma estratégia que envolve tanto práticas de análise de dados quanto de ações práticas no dia a dia do negócio. Tudo isso, inclusive, é possível por meio do GestãoClick. Abaixo, listei algumas dicas práticas que ajudam a entender tudo o que é possível fazer:

Avaliar os itens de maior saída com relatórios de vendas e estoque: Por meio dos relatórios de estoque e de vendas do GestãoClick, você consegue identificar quais peças têm maior rotatividade e saída. Esses dados ajudam a entender quais produtos precisam estar sempre disponíveis, mesmo em um estoque mínimo, e em quais épocas eles são mais demandados pelos clientes da empresa.

Automatização do controle de reposição: O controle de estoque inteligente do sistema permite que você configure alertas ou reabastecimentos automáticos quando o estoque de um item atingir o limite mínimo. Dessa forma, é possível evitar a falta de peças essenciais que poderia causar falta de confiabilidade e entrega para com os clientes.

Fazer cotações online com fornecedores: É possível utilizar a funcionalidade de cotação online do GestãoClick para comparar preços rapidamente e manter os custos sob controle ao repor os itens de maior saída.

Planejar as compras com base no histórico: Com os dados integrados de compras, vendas e estoque, é possível planejar com precisão quais peças comprar e em qual quantidade.  Assim, o empreendedor evita excessos e reduz o capital parado (nesse caso, em forma de produtos estocados sem movimentação).

Use etiquetas e cadastros detalhados: É possível organizar seus produtos com etiquetas e cadastros completos (modelo, marca, aplicação, etc.), e facilitar a identificação rápida para evitar erros na venda ou compra de peças semelhantes.

BA- Quais são os principais erros na formação do estoque que podem comprometer o fluxo de caixa?

LL – Como falei anteriormente, erros na organização e na criação do estoque refletem diretamente no financeiro da empresa, na margem de lucro e no capital de giro. Por isso, é importante entender quais são eles e o porquê eles impactam. Normalmente, os principais erros giram em torno da preparação e organização de produtos e de estratégia:

Comprar em excesso sem análise de saída dos produtos. Afinal, isso gera capital parado e aumenta o risco de as peças ficarem encalhadas no estoque.

Falta de controle sobre itens de baixa rotatividade, porque estoques cheios de peças com pouca ou nenhuma saída comprometem espaço e dinheiro.

Não usar relatórios para tomar decisões de compra. Quando não temos dados, o empreendedor compra ‘no achismo’, e isso aumenta o risco de erros e desperdícios.

Ignorar o histórico de sazonalidade e demanda. Comprar peças fora de época ou sem previsão de venda prejudica o giro do estoque.

Ausência de um estoque mínimo bem definido pode gerar falta de peças muito importantes que saem com regularidade. Isso pode levar à perda de vendas e à necessidade de compras de última hora com preços mais altos.

Falta de integração entre compras, vendas e estoque dificulta o planejamento e causa desorganização, o que impacta diretamente o fluxo financeiro.

BA – De que forma os relatórios em tempo real ajudam os varejistas a avaliarem o melhor momento para fazerem promoções e definirem quais produtos serão para esta finalidade?

LL – Os relatórios em tempo real do GestãoClick são grandes aliados dos varejistas na hora de tomar decisões estratégicas, especialmente quando o assunto é promoção. Com essas informações atualizadas constantemente, é possível ter uma visão clara sobre o desempenho de cada produto no estoque e nas vendas. Nesse sentido, como abordei anteriormente, os relatórios mostram, por exemplo, quais itens estão com baixa rotatividade, quais têm alto volume estocado e quais produtos apresentam margem de lucro reduzida com o passar do tempo. Com base nesses dados, o varejista consegue avaliar com mais precisão o melhor momento para lançar uma promoção, seja para girar o estoque, liberar espaço ou reforçar o caixa.

Além disso, os relatórios ajudam a definir quais produtos são mais indicados para promoções, pois consideram fatores como: produtos com estoque alto e baixa saída, peças sazonais fora de época e produtos com margem que permite desconto sem prejuízo. Na prática, essa análise por meio dos relatórios da GestãoClick evita decisões impulsivas e permite que as promoções sejam estratégicas e contribuam de fato para o fluxo de caixa.

BA – Quais dicas podemos dar para as autopeças buscarem plataformas com integração facilitada com outros sistemas?

LL – As integrações são parte fundamental da gestão de um negócio. E com o setor de autopeças não seria diferente. É importante pensar que essas integrações com outras plataformas permitem impulsionar ainda mais o trabalho e a organização, além de fazer com que o sistema trabalhe ainda mais para a qualidade do negócio. Para isso, é importante levar em consideração tópicos importantes, como:

Dar preferência para sistemas com API aberta e documentação clara, ou seja, sistemas que permitem a conexão entre as duas plataformas de forma simples. Isso permite integrar facilmente com marketplaces, ERPs, CRMs, plataformas de logística e e-commerce.

Verificar se a plataforma já possui integrações nativas. Soluções como o GestãoClick costumam oferecer integrações prontas com Mercado Livre, Nuvemshop, PagHiper, bancos, entre outras.

Entender a necessidade do seu negócio para avaliar quais integrações fazem mais sentido: emissão de nota fiscal automática, meios de pagamento, controle financeiro ou logística

Priorizar sistemas com centralização de dados. Afinal, quanto mais centralizado, mais fác.il acompanhar tudo em um só lugar e compartilhar informações com plataformas integradas.

BA – Para terminar, mesmo com toda a tecnologia que existe hoje, em quais etapas a interferência humana é fundamental para a organização e controle do estoque?

LL – Mesmo com toda a tecnologia disponível hoje nos sistemas de gestão e controles de estoque, como sistemas automatizados e relatórios em tempo real, a interferência humana ainda é fundamental em várias etapas da organização e controle do estoque. Isso porque a tecnologia auxilia, mas o olhar estratégico e a tomada de decisão ainda dependem do fator e do olhar humano. Dessa forma, ainda que a ferramenta facilite e automatize muitos passos do processo, as pessoas ainda são responsáveis por etapas importantes, como: conferência física de mercadorias, classificação e cadastro correto dos produtos, análise estratégica dos dados, tomada de decisões sobre compras e ajustes operacionais e organização do espaço físico.

Nesse sentido, um sistema de gestão, também conhecido como ERP online, não substitui as pessoas, mas dá ainda mais capacidade de otimizar o tempo, produzir mais e facilitar a rotina com segurança.