Ela aumenta a produtividade, melhora a comunicação e a colaboração entre equipes, uma vez que os dados podem ser compartilhados instantaneamente e de forma mais precisa

Por: Karin Fuchs

A digitalização de documentos é mais do que uma simples conversão de papel em formato eletrônico. Independentemente do porte e da área de atividade, ela deve ser feita por todas as empresas. Nesta matéria, Inon Neves, vice-presidente da Access, segunda maior empresa do mundo em gestão de documentos e informações, esclarece como a digitalização deve ser feita, as vantagens e que, em alguns casos, a digitalização é obrigatória.

Neves começa por dizer que os documentos digitais facilitam o acesso e a análise de dados em tempo real, possibilitam ter uma gestão mais eficiente e segura das informações e a automação de processos e do fluxo de trabalho na empresa. “Com documentos digitalizados e soluções de gerenciamento de processos, como o Access Simple Flow, uma empresa pode automatizar qualquer fluxo de trabalho que siga regras claras, independentemente do grau de complexidade. A automação do fluxo de trabalho pode ser aplicada em diversos setores para lidar com a entrada e processamento de dados, processos de aprovação de documentos, integração de funcionários ou gestão de inventário”, explicou.  

Segundo ele, essa transformação aumenta a produtividade, melhora a comunicação e a colaboração entre equipes, uma vez que os dados podem ser compartilhados instantaneamente e de forma mais precisa. “A rastreabilidade e a conformidade regulatória também são aprimoradas, pois registros digitais são mais fáceis de auditar e monitorar.  Além disso, há a contribuição para a sustentabilidade ambiental, um fator cada vez mais importante para a reputação e a responsabilidade social corporativa das empresas”.

Para exemplificar, Neves citou um estudo feito pela Universidade de Michigan. “Pelo estudo, mais de 15 bilhões de árvores são cortadas todos os anos no planeta para produzir papel. Ao reduzir o consumo de papel, as indústrias diminuem a demanda por recursos naturais e a emissão de gases de efeito estufa associados à produção e ao transporte de papel”, afirmou.  

Precaução

Para ressaltar a importância da digitalização de documentos, Neves falou também sobre riscos de catástrofes naturais que podem comprometer a empresa. “Neste ano vimos no Brasil uma catástrofe natural causada pela chuva e grandes incêndios que se aproximaram da área urbana. Além de todos os benefícios gerados com a otimização do tempo e o aumento da produtividade, a digitalização de documentos aumenta a segurança. Se uma empresa digitalizada for vítima de uma catástrofe, a recuperação e retomada das atividades é mais rápida”.   

 Ainda de acordo com ele, a digitalização possibilita acessar documentos importantes, não importa o que aconteça. “Os gestores podem acessar de forma remota documentos como contas a pagar, arquivos de RH, como registros de funcionários, contratos, documentos legais”.   

Além disso, tem também a questão da segurança dos dados. “O Brasil é um dos países que mais sofre com ataques de ransomware, que consiste, basicamente, na invasão dos sistemas digitais da empresa para roubo de informações em massa. A gestão online de documentos – feita geralmente por empresas terceiras – pode ser uma alternativa eficaz contra o roubo de informações, principalmente quando se trata de dados sensíveis relacionados a clientes e funcionários. Pois esses fornecedores de serviços, inclusive, contam com camadas maiores de proteção aos dados”, esclareceu.    

Obrigatoriedade

Em alguns casos, a digitalização de documentos é obrigatória, conforme colocou Neves. “A Lei 14.382, de 2022, que tinha como principal objetivo a criação do Sistema Eletrônico de Registros Públicos – SERP, determinou que os mais de 13 mil cartórios existentes no Brasil adotassem um sistema online unificado, eletrônico e/ou digitalizado, para registro e armazenamento dos seus acervos, o que otimiza os processos e dá maior acessibilidade à população, que pode acessar serviços e documentos pela internet, por meio do celular ou computador”.   

Em 2022 também foi publicada a Portaria nº 360, de 2022, do Ministério da Educação. “A Portaria dispõe sobre a conversão do acervo acadêmico das instituições de educação superior – IES, pertencentes ao sistema federal de ensino, para o meio digital, veda a produção de novos documentos integrantes do acervo acadêmico em suporte físico a partir de 1º de agosto de 2022 e demanda a digitalização de todo o acervo físico que chegar às instituições”.  

No varejo de autopeças

No varejo de autopeças, a maioria das empresas é de pequeno porte. Para as que estão incipientes na digitalização de documentos, Neves deu algumas dicas. “É necessário saber quais os formatos e tipos de documentos que serão digitalizados. Alguns documentos raramente serão usados e outros precisam ser acessados constantemente. Também é preciso definir os níveis de acesso que cada colaborador pode ter, alguns perfis podem ser habilitados para apenas consultar um documento enquanto outros podem fazer cópias ou mesmo alterar um documento. Essas informações ajudam a empresa responsável pela digitalização a definir como será feita a pesquisa no gerenciamento eletrônico de documentos (GED)”.   

Também é preciso, segundo ele, “definir se o serviço de digitalização deve ser executado na empresa que está prestando o serviço ou “in company” (nas instalações do cliente), onde é montado um birô e são fornecidos o equipamento e a mão-de-obra especializada”.  

Capacitação   

Os profissionais responsáveis pela digitalização dos arquivos precisam ter a certificação CDIA+ (Certified Document Imaging Architect), que é concedida pela CompTIA - Computing Technology Industry Association (Associação da Indústria de Tecnologia da Computação, em português). “Esta certificação é reconhecida internacionalmente e atesta os conhecimentos em tecnologia e boas práticas para planejar, projetar e especificar um sistema de gestão de documentos e imagens. Para obter a certificação, o profissional precisa responder a uma prova com 85 questões, em uma hora e meia e o candidato deve obter, pelo menos, 700 pontos de 900”, afirmou.  

O processo de digitalização também envolve o uso de scanners de última geração e outras tecnologias como assinatura digital padrão ICP-Brasil; Optical Character Recognition (OCR), que é o reconhecimento de caracteres a partir de um arquivo de imagem; Intelligent Character Recognition (ICR), que é o reconhecimento de caracteres manuscritos​ e o Optical Mark Recognition (OMR), que é reconhecimento de marcas. Também é feito um controle de qualidade para verificar se as imagens estão de acordo com as especificações técnicas determinadas para o projeto.   

“Além disso, é necessário ter uma ferramenta de gestão documental no ambiente web, que possibilite importar, classificar, armazenar imagens digitalizadas, fazer anotações nas imagens, adicionar índice de textos e processar automaticamente qualquer tipo de documento”, acrescentou.   

Neves disse também que não existe um momento exato para uma empresa iniciar a digitalização da documentação. “Se a empresa não adota o processo desde o início de sua atividade, ela deve iniciar o processo assim que possível. É claro que conforme a empresa cresce, tem mais áreas e filiais, o processo pode demandar um tempo maior e um escopo de trabalho maior e seja necessário um número maior de profissionais para atendê-la”.   

Para finalizar, Neves falou sobre a maturidade digital das empresas. “Segundo o Mapa da Digitalização das MPEs Brasileiras 2023, da Agência Brasileira de Desenvolvimento Industrial (ABDI), que classificou as empresas do setor industrial, comércio e serviços em quatro estágios: Analógico, Emergente, Intermediário e Líder Digital, 8,4% das MPEs estão no primeiro estágio. O indicador de empresas integrantes do nível Líder Digital foi de 4,5%. E, ainda segundo a pesquisa, a média da maturidade digital das micro e pequenas empresas está no nível Emergente. Podemos considerar que o processo de digitalização segue influência, também, da atividade da empresa”, concluiu.