Sem a utilização de um sistema, a organização fica mais suscetível a erros e falhas, bem como poderá exercer uma gestão baseada em dados incorretos. E não basta apenas ter a ferramenta, é preciso ter uma cultura organizacional envolvendo toda a equipe

Por Karin Fuchs

As Pequenas e Médias Empresas (PMEs) são a força da economia brasileira, elas injetam R$ 35 bilhões por mês na economia, gerando em torno de R$ 420 bilhões por ano, o equivalente a cerca de um terço do Produto Interno Bruto (PIB), de acordo com um levantamento do Sebrae. Somente no primeiro trimestre deste ano, o faturamento das PMEs avançou 2,5% no primeiro, em comparação ao mesmo período do ano passado.

Segundo Rodrigo Moulard, sócio-fundador e diretor Comercial da Delaware Brasil, e Sérgio Correia, executivo de Negócios da Delaware Brasil, o faturamento citado acima poderia ser ainda maior, se todas essas empresas estivessem munidas de uma gestão embasada no uso de um ERP, e não só isso, as empresas precisam ter uma cultura organizacional.

“Mesmo tendo em vista a ampla abrangência que essas organizações possuem no Brasil, muitas não possuem os conceitos de gestão em suas operações. E mesmo diante de uma forte atuação no mercado, as PMEs sofrem constantemente com dores relacionadas à falta de visibilidade e controle operacional, o que as impedem de tomarem decisões assertivas e promissoras”, disse Correia.

Um pensamento equivocado, acrescentou Moulard, é não evoluir. “Diversas empresas possuem enraizado o pensamento: “foi assim que crescemos, e assim continuaremos”, uma mentalidade totalmente equivocada considerando o momento atual em que vivenciamos na prática os avanços da transformação digital”, comentou.

Investimento estratégico – Ter uma ferramenta de gestão eficiente ainda é uma realidade distante de muitas PMEs. Nas palavras de Moulard, “é necessário estabelecer mudanças na cultura organizacional da empresa, para que compreendam que custa mais caro não investir no uso de uma ferramenta. Sem a utilização de um sistema, a organização fica mais suscetível a erros e falhas, bem como poderá exercer uma gestão baseada em dados incorretos, o que acarreta prejuízos em efeito cascata”, alertou Moulard.

De acordo com ele, “a melhor maneira de lidar com a postura defensiva em relação à adoção de uma ferramenta é ter em mente que, mais do que um investimento financeiro, o uso de um sistema traz benefícios como a redução de custos, uma vez que concentrará as operações em um único local, melhoria operacional, aumento da competitividade e, até mesmo, maior escalabilidade no crescimento”.

Cultura organizacional – Para estabelecer uma cultura organizacional promissora, é preciso envolver as pessoas. “De nada adianta que alta gestão tome decisões sem o envolvimento do time durante esse processo. Afinal, a equipe está inserida diariamente nos processos e saberão informar com precisão o status atual da organização”, alertou Correia, pontuando os passos a seguir:

– É importante que as empresas invistam em treinamentos e capacitação constantes, visando aprimorar o desempenho dos colaboradores ante a adoção de um novo sistema;

– Estabelecer uma comunicação clara e ágil, envolvendo todas as áreas no processo de tomadas de decisão;

– E, sobretudo, investir na automatização de processos por meio de uma ferramenta, visando simplificá-los e melhorar a eficiência. “Vale destacar que a cultura organizacional não é construída da noite para o dia, mas, com a combinação de tecnologia da informação e uma abordagem estratégica, é possível estabelecer uma cultura que abrace a inovação e a eficiência”.

Profissionalização – Para o crescimento de qualquer negócio, ressaltou Moulard, profissionalizar a gestão é uma ação fundamental para o crescimento de qualquer negócio. E para garantir sucesso nessa jornada é crucial seguir alguns passos, como:

– Definir uma estratégia clara, a qual determina onde o negócio está e para onde almeja ir; 

– Estabelecer métricas, com o intuito de acompanhar e monitorar, regularmente, todas as etapas de desenvolvimento em prol do objetivo traçado; investir na melhoria contínua, visando incentivar e valorizar a curva de aprendizagem e inovação;

– Exercer uma gestão transparente, a qual envolve e compartilha informações e inclui os colaboradores nas decisões,

– Implementar um sistema de gestão, uma vez que contar com o apoio de uma ferramenta robusta será eficaz para automatizar os processos e beneficiar as tomadas de decisões.

Consultoria externa – Ambos os executivos afirmaram que implementar as etapas descritas acima pode ser uma tarefa árdua para a empresa, e quando há dificuldades em saber por onde começar, contar com uma consultoria externa é um diferencial. “O time de especialistas possui expertise para identificar aspectos que precisam de melhoria, bem como traçar um plano para viabilizar a abordagem levando em conta as características e pontos sensíveis do negócio, favorecendo para um melhor aproveitamento de oportunidades”, afirmou Correia.

“E mais do que isso, toda mudança gera incômodo, pois tira o usuário da zona de conforto e exige a necessidade de expandir os conceitos e conjecturas. Por isso, ter esses profissionais é um fator essencial para assegurar uma transição mais fluída, solucionando, com agilidade, possíveis gargalos que podem aparecer ao longo do caminho”, complementou Moulard.

Riscos – De acordo com o IBGE, 48% das PMEs fecham em até 3 anos, ou seja, sem o acesso a informações consolidadas e confiáveis, a empresa passa a tomar decisões com base em dados incertos, o que a torna suscetível a exercer uma gestão falha e não estratégica devido à falta de visibilidade da situação real da empresa.

“Como consequência disso, a organização passa a operar em não conformidade fiscal e tributária, o que a faz sofrer penalizações e acaba resultando, na maioria das vezes, em ser mais vantajoso encerrar as atividades, uma vez que os custos que precisam ser sanados ultrapassam a margem de lucro”. Alertou Moulard.

E não somente as PMES, como bem disse Correia. “Neste ano, vimos desde as PMEs até grandes empresas solicitarem recuperação judicial ou declararem falência, alegando como principal causa a inconsistência de informações. Ou seja, enquanto acreditavam estar operando com saldo positivo embasadas por dados incorretos, na verdade, estavam há muito tempo negativadas sem saberem. Esse continua sendo um grande problema enfrentado e, enquanto as organizações não se atentarem à importância de ter um controle operacional eficiente, ainda estaremos longe de sair dessas estatísticas”, finalizou.